Swepub hämtar nya och ändrade poster från de organisationer som levererar data till Swepub varje natt. Dessa går igenom dataprocessering innan de visas upp i Swepubs tjänster. Vanligtvis sker detta dagen därpå i tjänsterna för Bibliometri, Databearbetning och Datastatus. I Swepubs söktjänst visas posterna vanligtvis efter två dagars fördröjning på grund av en nattlig omladdning som sker när dataprocesseringen är färdig. Vid större datahämtningar kan det dröja någon dag till innan posterna visas i tjänsterna. Datadumparna från Swepubs analystjänster genereras en gång i månaden och från söktjänsten dagligen.

API:er till Swepubs tjänster för bibliometri, databearbetning, datastatus och ämnesklassificering samt till listor över outputtyper, forskningsämneskategorier och de organisationer som levererar data till Swepub finns dokumenterade i Swagger Länk till annan webbplats.. XSearch lättviks-API Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. kan användas för export från Swepubs söktjänst.

Det finns eftersläpning i registreringen. Tumregeln för utvärderande bibliometri är att vänta till maj innan föregående års data används. Läs mer om när ett års publikationer är helt registrerade i Swepub.

Det finns följande databaser i de nordiska länderna:

• Cristin Länk till annan webbplats. i Norge
• Forskning.fi Länk till annan webbplats. och rapporteringsportalen Vipunen Länk till annan webbplats. i Finland
• Forskningsdatabasen Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. i Danmark
• Skemman Länk till annan webbplats. i Island

Det går inte att redigera poster manuellt i Swepub. All hantering i Swepub sker maskinellt utifrån systemregler. Posterna hämtas från svenska universitet och högskolor, andra forskningsinstitut och museer. Om man vill påverka posten i Swepub, kan man undersöka om det går att åtgärda posten vid den organisation där posten har hämtats från.

Det går att se i datumstämpeln i Swepub MODS-posten när posten har hämtats. Det går dock inte att filtrera enligt datumstämpel i dagsläget. Observera att datumstämplet ändras varje gång när data hämtas på nytt till Swepub.

Swepubs kod finns öppet tillgänglig på GitHub Länk till annan webbplats..

Publikationstyper används i Swepubs söktjänst för att kategorisera forskningspublikationer enligt SVEP (Samordning av den
Svenska högskolans Elektroniska Publicering) som var ett nationellt projekt 2003-2005 för att stödja och stärka arbetet med standardisering
och utveckling av öppna vetenskapliga arkiv vid svenska lärosäten. För att kunna uttrycka forskningsresultat mer specifikt och stödja datauttag för nationella bibliometriska analyser har publikationstyper ersatts med outputtyper enligt Svensk indelning av forskningsoutput. Outputtyper används i Swepubs analystjänster. På sikt kommer publikationstyper att fasas ut. I tabellen finns indelningen av publikationstyper och deras definitioner.

Eftersom det vanligtvis inte finns avvisade poster särskillt mycket i de dagliga dataleveranserna, finns det inte exportsfunktion i tjänsten för Leveransstatus. Om det finns behov av en bruttolista av avvisade poster vid en större datahämtning, mejla Swepub så tas en sådan fram specifikt.

Det finns inte ett specifikt API för endast berikningar i dagsläget. Organisationerna som levererar data till Swepub kan se de berikningar som har gjorts åt deras poster i Swepub genom att aktivt följa upp berikningar i tjänsten för Databearbetning. Det går att exportera datauttag från databearbetningstjänsten i JSON, CSV eller TSV eller att använda API:et för hela Databearbetning.

Man kan lägga till en roll "Upphovsman" (cre=creator) för att flagga för att en viss roll ska uppfattas som upphovsperson av Swepub. Eftersom till exempel en illustratör inte nödvändigtvis behöver vara en upphovsperson i en publikation så kan man inte alltid utgå från att vissa roller är upphovspersoner utöver rollerna författare (aut), redaktör (edt) och upphovsman (cre). Därför behöver man flagga dessa roller med en ytterligare roll ”cre”.

Undantaget från denna regel är konstnärlig output. Alla angivna roller för konstnärlig output betraktas som upphov och mottas av Swepub

Poster som Swepub har berikat med automatisk ämnesklassifikation behöver kontrolleras av organisationerna som har levererat posterna. Den automatiska klassificeringen som är mest korrekt alternativt en annan klassificering bör läggas in i det lokala systemet. Då kommer den inlagda klassificeringen köra över autoklassificeringen i Swepub.

Swepubs automatisk ämnesklassificering läggs till på poster som saknar tillräckligt djup ämnesklassificering och har tillräckligt mycket dataunderlag på svenska eller engelska med utgivningsår 2012 och framåt. Upp till tre klassificeringar på 3-siffernivå enligt Standard för svensk indelning av forskningsämnen om de överstiger poängvärdet 0,5 kan läggas till av Swepub utifrån resultat av algoritmen för Swepubs ämnesklassificering Länk till annan webbplats.. Berikningen kan följas upp på Swepubs tjänst för Databearbetning Länk till annan webbplats. och återkopplas lokalt.

Om man vill söka på flera utgivningsår i en och samma sökning i Swepubs söktjänst, kan man ange flera år i sin söksträng genom att lägga till komma efter varje år, till exempel ÅR:(2017, 2018, 2019). Det går även att använda filtreringen "År" i spalten "Avgränsa träffmängd" vid träfflistan för detta syfte.

Swepubs söktjänst fungerar på liknande sätt som Libris söktjänst. Hjälpsidor för Libris Länk till annan webbplats. kan således även användas som hjälp för sökning i Swepub.

Det går att avgränsa sökningar till publikationer med öppen tillgång i Swepubs tjänst för bibliometri. Däremot är det inte möjligt i Swepubs söktjänst i dagsläget.

Öppen tillgång i Swepubs bibliometritjänst avser uppgift i outputens metadata som berättar huruvida den är publicerad med öppen tillgång. Uppgiften i metadata har antingen kommit från organisationen som har levererat data till Swepub eller hämtats från de externa datakällorna Unpaywall och Directory of Open Access Books - DOAB. Om ett embargodatum är angivet i metadata så visas outputen som öppet tillgänglig i datauttagen från Swepubs bibliometritjänst efter ett passerat datum.

Swepub gör inte skillnad på om den öppet tillgängliga outputen är publicerad i en helt öppen tidskrift, i en prenumerationsbaserad tidskrift eller i ett öppet arkiv. Uppgiften om publiceringskanalen för artikeln ingår i Directory of Open Access Journals - DOAJ finns dock angiven. I vissa fall anges även version av den öppna fulltexten. Dessa uppgifter hämtas från Unpaywall.

Definitionen om öppen tillgång och andra termer i Swepub finns samlade i Ordlista för Swepub.

Om preprint-posten beskriver en publikation som är publicerad, exempelvis i arXIv, och har beständiga identifikatorer som DOI, ska en ny post skapas för tidskriftsartikeln. Om preprinten saknar beständiga identifikatorer och har skapats för att koppla till sammanläggningsavhandling, CV eller ansökning i väntan på publicering som artikel, ska den helst registreras som tidskriftsartikel eller en annan lämplig outputtyp och uppdateras med aktuell publiceringsstatus.

Som bidrag till encyklopedi avses publikationer som är utgivna med identifikator. Bidrag till encyklopedi är heller inte öppen för revidering på det sätt som bidrag till Wikipedia. Om dessa typer av output registreras, bör de registreras som Övrig publikation, inte som Bidrag till encyklopedi.

Rollen anges i förhållande till den beskrivna publikationen. Om man beskriver ett kapitel i ett samlingsverk så är inte redaktören till samlingsverket upphovsperson utan endast författare till kapitlet anges som upphovsperson.

Det finns inga specifika beskrivningar för olika outputtyper i Swepub utan Nationella riktlinjer för beskrivning av forskningsoutput är tänkt att fungera som en allmän guidning i registreringen av samtliga outputtyper. Undantaget är konstnärlig output. Även registreringen av konstnärlig output utgår från de nationella riktlinjerna med vissa specifika instruktioner om hur riktlinjerna ska anpassas för beskrivning av konstnärliga arbeten. Publiceringsstatus "submitted" och "accepted" kan användas för att beskriva i vilket skede av processen av att bli antagen patenten är.

Enligt Nationella riktlinjer för beskrivning av forskningsoutput ska klassificeringen anges i minst en och högst tre ämneskategorier på mellersta nivån (3-siffernivå) för att stödja analys. Klassificering på lägsta nivån (5-siffernivå) rekommenderas inom samtliga forskningsämnesområden.

Vid registrering av publikationer ska man alltid utgå från den information som står i själva publikationen. Uppgifterna om publikationen ska gå att belägga även i framtiden. Eventuellt kan uppgifter som skiljer sig från det som går att belägga från publikationen anges som anmärkning, till exempel om en bok är utgiven tidigare än det utgivningsår som står i boken. Ett annat alternativ är att ange ett relaterat datum för utgivningen online om till exempel en tidskriftsartikel är publicerad innan tidskriftsnumret som den ska ingå i är färdigställt. Detta förutsätter att det finns stöd implementerat i det lokala publikationssystemet för angivningen av ett relaterat datum.

Om publikationer som resulterar från ett strategiskt forskningsområde (SFO) vill följas upp, går det att leverera en uppmärkning om SFO till Swepub som relaterad information vid beskrivning av en publikation. Se instruktioner för hur man märker upp publikationer med SFO i Swepub MODS.

Om det finns misstankar kring en publikations DOI, kan man ange information om status på DOI som anmärkning. Om man vet att en publikations DOI inte är giltig, kan man ange DOI som ”invalid” i fall fältet finns implementerat i det lokala systemet.

Enligt principer för en beständig identifikator som DOI ska en sådan leda till landningssida. För åtkomstens skull är det dock bättre att ange DOI som leder direkt till en PDF än att inte ange den alls.

I Swepub sker först en validering av DOI:s format. De som uppfyller det verifieras mot data hämtade från Crossref till Swepub vid tidigare verifieringar. Om det inte resulterar till en träff, görs ett direkt anrop mot i första hand shortDOI Service, i andra hand Crossref. Det finns ett tidsglapp tills en DOI träder i kraft, vilket gör att en giltig DOI kan spridas innan den går att validera. Därför kan det vara lämpligt att avvakta med åtgärder, särskilt när det gäller nypublicerade verk.

Valideringen av format har valts att göra först för att minska antal anrop mot de externa datakällorna eftersom anropen sänker Swepubs prestanda.